Praktik Baik Berkomunikasi dengan Surel dan Etika Bersurel

Hal yang harus diperhatikan dalam mengirimkan surel seperti berikut: 

1. Buatlah satu “subject” per surel jika memungkinkan 
2. Kepada siapa mengirim surel: Reply atau Reply all? 
1. Pertimbangkan baik-baik apakah jawaban perlu dikirimkan hanya ke si pengirim (“Reply”), atau ke semua penerima surel (“Reply all”) 
2. Kenali dengan baik siapa yang akan Anda surel dan dalam hubungan apa Anda mengirimkan surel sehingga menggunakan bahasa yang tepat. 
3. Isi pesan yang dikirim 
1. Sadarilah bahwa semua pesan yang pernah Anda kirimkan adalah permanen dan akan merupakan jejak digital Anda.  
2. Tunda mengirimkan surel saat Anda sedang dalam keadaan emosi, karena akan mempengaruhi “nada” dari surel Anda. 
3. Pikirkan baik-baik formalitas pesan, dan gunakan bahasa yang sesuai untuk berkomunikasi dengan penerima surel. 
4. Ketepatan
1. Buka surel secara rutin. 
2. Berikan jawaban yang relevan dengan subject dan isi surel. 
3. Tuliskan identitas Anda dan afiliasi Anda saat menulis surel (surel pribadi, sebagai wakil dari organisasi) dengan jelas. 
4. Selektif dalam menyebarkan surel. 
5. Disiplin: sebuah surel selayaknya direspons dalam 24 jam. Jika surelnya rumit, dan Anda perlu waktu untuk membalasnya, sebaiknya langsung dibalas bahwa surel sudah diterima, dan akan Anda balas dalam waktu yang Anda janjikan. 
6. Untuk surel yang bersifat komunikasi “kedinasan”, perhatikan jika pengirim membutuhkan jawaban Anda. Bersikap disiplin dan tepat waktu menjawab, dan tentukan “response time” yang tidak terlalu lama terutama jika jawaban Anda penting untuk suatu pengambilan keputusan. 
5. Kehati - hatian menjaga diri 
1. Jangan membalas surel dari pengirim yang tidak Anda kenal, yang memberikan perintah-perintah untuk melakukan suatu hal yang tidak patut, terutama jika meminta data pribadi. 
2. Jangan membalas surel yang berisi spam. Dalam menerima pesan: 
1. Jika kebetulan menerima pesan yang “nyasar” dan ternyata bukan untuk Anda. 
2. Jika pesan yang Anda terima menimbulkan emosi, tunda sesaat sebelum merespons. Cermati ulang pesannya agar Anda tidak salah memahami pesan. 
3. Hormatilah pengirim : kejujuran dan kompetensinya 
4. Saat membaca pesan, pisahkan opini dan yang bukan opini (penalaran terhadap pesan), agar dapat merespons dengan tepat. 
5. Pertimbangkan kepada siapa saja Anda harus merespons pesan yang diterima. 
6. Klasifikasi surel dalam kategori sesuai dengan keperluan, agar mudah dalam mencarinya kembali. Subject surel: 
1. Subject berguna untuk menelusuri kembali dan melakukan klasifikasi surel. Subject dapat dipakai sebagai salah satu kunci untuk membuat pengelompokan. 
2. Subject berisi kalimat ringkas dan jelas, yang mencerminkan isi surel. 
3. Biasanya hanya 6 atau 7 kata (dalam bahasa Inggris). 
4. Jangan gunakan huruf KAPITAL dalam menuliskan subject, karena artinya tidak sopan. 
5. Saat membalas (“reply”), perhatikan apakah subject masih relevan. Jika topiknya ganti, selayaknya juga mengganti “Subject”. 
7. Attachment
1. Tuliskan dalam pesan jika Anda menyertakan attachment. 
2. File yang berukuran besar sebaiknya tidak dikirimkan menjadi attachment surel, kompresi sebelum kirim, atau lebih baik berikan linknya. Itu sebabnya, pengiriman surel di suatu instansi dibatasi ukurannya setiap kali kirim. 
3. Saat menjawab sebuah surel yang disertai attachment, dan attachment tersebut masih perlu menjadi bahan pembahasan, sebaiknya menjawab dengan fitur “forward” agar attachment masih terbawa. 
4. Periksa ulang dengan cermat sebelum menekan tombol “Send”. Sekali surel Anda terkirim, Anda sudah tidak dapat menariknya kembali dan akan menjadi jejak digital Anda.  
8. Bahasa komunikasi melalui surel 
1. Pakailah bahasa yang positif dan tidak memojokkan, misalnya “Ketika Anda telah menyelesaikan laporan”, dan bukan “Jika Anda telah menyelesaikan laporan” 
2. Tulis dengan singkat dan jelas dengan tata bahasa yang baik. Kesalahan ketik, salah tata bahasa, dan salah tanda baca akan berpotensi menimbulkan salah komunikasi. Tuliskan surel dengan terstruktur: tulis dalam paragraf pendek, dan ada baris kosong yang membedakan baris dengan paragraf. Tuliskan menjadi butir-butir yang jelas untuk setiap issue. 
3. Gunakan font yang tepat, sesuai dengan komunikasi yang dilakukan (formal, tidak formal) 
4. Tulis dalam kalimat aktif yang jelas subjeknya, misalnya “Saya dan Ani akan mengerjakan laporan yang bapak minta”, dan bukan “Laporan yang bapak minta akan dikerjakan” 
5. Jawab semua issue yang sedang dibahas. Terkadang, dapat dengan teknik menjawab langsung setelah issuenya. Hindari menjawab yang menimbulkan pertanyaan berantai. 
6. Jika sebuah surel menjadi berkepanjangan dan issue tidak terselesaikan dalam 2 atau 3 surel, berhentilah menggunakan surel dan pakailah media lain yang lebih memungkinkan interaksi langsung untuk mengambil keputusan. Tentukan saatnya berhenti bersurel tentang sebuah subject dan berganti sarana komunikasi langsung seperti chat, telepon, video call. 
7. Sebelum mengirimkan, tanya kepada diri sendiri: “apakah saya akan mengatakan hal ini, jika saya berhadapan langsung dengan dia?” 

 Don’ts ……. sebaiknya tidak dilakukan 

1. Jangan menyalin pesan atau attachment dan mengirimkan ke orang lain tanpa seizin penulisnya. 
2. Jangan menggunakan surel untuk informasi yang konfidensial, apalagi ditujukan ke banyak orang atau milis. 
3. Jangan memojokkan seseorang. 
4. Jangan mengulang-ulang surel yang sudah dibahas sejak lama. 
5. Jangan menggunakan fungsi “High Priority” dengan mudah karena akan kehilangan maknanya. Bedakan “High Priority” dengan “Urgent” atau “Penting”. 
6. Jangan membalas surel saat Anda sedang marah. 
7. Jangan meng-attach file yang tidak perlu.

Sumber : Buku Panduan Guru Informatika kelas VII Kemendikbud.