Praktik Baik untuk Penggunaan Aplikasi Perkantoran

 1) Pengaturan Halaman 

1. Nomor halaman, sebaiknya setiap dokumen disertai dengan nomor halaman dan jumlah total halaman agar jika ada yang hilang kelihatan. Jika cara penomoran halaman berbeda-beda, misalnya mengandung nomor bab atau lainnya, harus memanfaatkan section. 
2. Pergantian halaman yang “dipaksakan” misalnya pada pergantian bab dikehendaki halaman baru, harus dilakukan dengan fasilitas pengolah kata (karakter khusus), dan bukan dengan menambahkan baris kosong. 
3. Pengaturan layout yang baik, portrait dan landscape dapat dilakukan dengan memanfaatkan section. 
4. Header dan Footer dimanfaatkan untuk menunjukkan identitas dokumen, nomor halaman dan informasi penting lainnya.

2) Huruf/Font 

1. Pilih font yang sesuai (memakai serif, tanpa serif). 
2. Kenali karakter khusus yang tidak kelihatan di layar (untuk SMA): whitespace agar kata tidak dipisahkan, line break, dll. 
3. Pemakaian huruf kapital yang tepat. Kurang baik untuk menuliskan seluruh teks dalam huruf kapital karena dalam komunikasi digital, artinya marah atau berteriak. 
4. Pemakaian tanda baca yang tepat dan sesuai etika komunikasi digital. Misalnya tanda seru (!) atau tanda tanya (?) sebaiknya tidak dipakai berulang. Tanda seru merupakan “teriakan” sehingga tanda seru lebih dari satu menyatakan teriakan keras. Tanda tanya yang lebih dari satu mengekspresikan kejengkelan
5. Pemakaian font bold, underscore yang sewajarnya yang tidak merusak teks

3) Emoticon . 

1. Pemakaian emoticon umumnya untuk mewakili perasaan komunikasi interaktif. 
2. Dalam teks resmi, dapat dipakai secukupnya dan dipakai dengan hati-hati

4) Warna 

1. Dokumen yang berwarna indah dan jelas saat dibuka di komputer, tetapi akan menyulitkan jika dibagikan dalam bentuk cetak yang difotokopi. Jika dokumen difotokopi, sebaiknya guru hanya membuat dokumen hitam-putih. 
2. Pemakaian warna sesuai dengan konteks dan norma. Misalnya, teks warna merah biasanya dipakai sebagai peringatan kesalahan. 
3. Perlu memperhatikan siswa yang buta warna, komposisi warna disertai simbol jika penting untuk pemahaman. 
4. Komposisi warna memenuhi kaidah komposisi yang ditentukan.

5) Teks dan Paragraf 

1. Teks harus ditulis dalam bahasa Indonesia (atau bahasa lain) dengan tata bahasa yang benar. 
2. Gaya teks harus sesuai dengan tujuan penyajian dan pembacanya. 
3. Bedakan line spacing dengan paragraph spacing. 
4. Perhatikan pemisahan suku kata otomatis yang berakibat tidak sesuai untuk kata dalam bahasa Indonesia

6) Tabel 

1. Header tabel selalu diset “repeated” sehingga jika terjadi pergantian halaman, selalu ada header-nya
2. Bedakan header dan baris, misalnya dengan membuat “bold”. 
3. Memperhatikan justifikasi teks untuk pengetikan teks dalam kolom tabel yang sempit: 

            i. rata kiri untuk teks, 

            ii. rata kanan untuk angka (agar jelas kolom satuan, ratusan, 

            iii. rata tengah hanya untuk judul kolom. Hindari justifikasi rata kiri-kanan untuk menghindari                     teks yang mengandung banyak spasi dan tidak enak dibaca.

7) Gambar 

1. Setiap gambar dalam laporan resmi harus diberi judul agar dapat diacu (mulai SMA), sedapat mungkin diacu menggunakan reference. 
2. Gambar harus dilekatkan dengan teks sehingga tidak “berantakan”. 

8) Pemakaian otomasi yang membuat dokumen tidak perlu diganti pada saat editing, dan akan membuat kerja menjadi efisien (sebagian dapat diajarkan sejalan dengan pemakaiannya ke siswa). 

1. Penomoran otomatis. 
2. Pemakaian style. 
3. Pergantian halaman otomatis. 
4. Speller Checker secara otomatis. 
5. Membangun kamus untuk mengoreksi secara otomatis, terhadap kesalahan ketik yang sering kita lakukan (manusia mempunyai kecenderungan untuk kesalahan tertentu). 
6. Pencarian dan penggantian secara otomatis (harus dilakukan dengan hati-hati). 
7. Merujuk (cross reference) nomor bab atau teks dalam teks. 
8. Membangun daftar pustaka dan merujuknya dalam teks. 
9. Membangun Daftar Isi dokumen. 

9) Pemakaian Fitur untuk koreksi serahan siswa 

1. Anotasi dan memberikan komentar, ini merupakan cara “mengoreksi” dan melakukan penilaian hasil tugas secara digital, yang padanannya adalah guru mencoret dan memberikan catatan pada berkas ujian atau tugas siswa. 
2. Melakukan kontrol versi “track” dokumen. 
3. Membandingkan dokumen untuk mendeteksi plagiasi.

Sumber : Buku Panduan Guru Informatika kelas VII Kemendikbud.